Invii regolarmente lettere, ad esempio, a clienti o partner commerciali? Quindi ha senso creare una lettera tipo in Word. Perché contiene testi uniformi. Variano solo alcune informazioni come indirizzo, titolo ecc.
Nelle seguenti istruzioni imparerai come creare una stampa unione in Word. Per prima cosa creiamo una fonte dati utilizzando Excel, i cui indirizzi servono come base.
Preparazione: creare un'origine dati con indirizzi in Excel
Prima di creare la lettera tipo in Word, creiamo innanzitutto un'origine dati in Excel. Inseriamo qui tutte le informazioni e i dati importanti. Questi possono essere, ad esempio, nomi di aziende, nomi di persone di contatto e indirizzi.
Ma perché creare effettivamente una lettera tipo con Word ED Excel?
È semplice: invece di dover modificare ogni lettera singolarmente, grazie alla tabella o alla fonte dati in Excel, bastano pochi clic. Tutte le informazioni vengono trasferite automaticamente.
Alcuni suggerimenti per creare la tabella come origine dati:
- Decidere in anticipo esattamente quali colonne sono necessarie. Ad esempio, titolo, nome, cognome e indirizzo. Questo è l'unico modo per garantire che Word trasferisca tutti i dati in modo accurato.
- Assicurarsi che i dati contenuti siano corretti a intervalli regolari. E' possibile che sia cambiato un indirizzo? Oppure c'è una nuova persona di contatto?
- Inoltre, i dati dovrebbero essere formattati in modo coerente in modo che non ci siano complicazioni durante il trasferimento nella lettera tipo in Word.
Di seguito è riportato un esempio di come potrebbe apparire una tabella di questo tipo:
La tabella Excel con l'origine dati è ora creata. Il paragrafo successivo continua con la creazione della lettera tipo effettiva in Word. Le istruzioni sono adatte per le versioni di Word come 2010, 2013, 2016 e 2019. Ma funziona anche in Microsoft 365.
Come creare una stampa unione in Word utilizzando la procedura guidata
Per creare la lettera tipo con Word, seguire uno dopo l'altro i seguenti passaggi nelle istruzioni:
- Apri o crea il documento in Word che desideri inviare come stampa unione. Può anche trattarsi di un modello creato in passato.
- Infine, fai clic su nella barra dei menu in alto “Spettacoli” e quindi fare clic sull'opzione nell'area Avvia stampa unione "Avvia stampa unione".
- Si aprirà un nuovo menu in cui è possibile selezionare l'opzione "Procedura guidata di stampa in serie con istruzioni dettagliate..." scegliere.
- Ora si apre l'assistente con il quale potrete creare passo dopo passo la vostra lettera tipo in Word.
- Nella zona “Seleziona un tipo di documento” attivare l'opzione "Lettere". Quindi fare clic in basso “Successivo: documento iniziale”.
- Nel passaggio successivo scegliete se desiderate utilizzare il documento attuale o un modello per la lettera tipo in Word. Ma puoi anche iniziare con un documento esistente. Nel nostro caso scegliamo “Utilizza documento corrente”
- Quindi fare clic su “Avanti: Seleziona destinatario”.
- Nel passaggio successivo, attiva l'opzione "Utilizza un elenco esistente". Inoltre, fai clic qui sotto “Sfoglia…”per selezionare il file contenente il foglio di calcolo Excel appena creato dal paragrafo precedente.
- Una nuova finestra "Destinatario stampa unione" si apre. Qui hai la possibilità di selezionare, filtrare e ordinare tutti i contatti che desideri. Una volta fatto, clicca "OK". Quindi fare clic su “Avanti: Scrivi la tua lettera”.
- Continuiamo con il passaggio in cui scrivi la tua lettera. Qui hai la possibilità di aggiungere elementi come blocco indirizzo, linea di saluto e molti altri.
- Ad esempio, scegli "Blocco indirizzi...", apre una nuova finestra. Qui puoi specificare come dovrebbe apparire il blocco di indirizzi e quali informazioni contiene.
- Dopo aver creato e personalizzato tutti gli elementi necessari per la tua stampa unione con Word, fai clic su “Avanti: Anteprima delle tue lettere”.
- Nell'anteprima controlli per l'ultima volta tutti gli elementi e le informazioni contenute. È possibile fare clic su tutti i singoli destinatari e anche modificare l'elenco dei destinatari. È tutto corretto e hai finito? Fare clic su “Avanti: Interrompi stampa unione”.
- Nell'ultimo passaggio hai la possibilità di stampare la lettera tipo creata in Excel o di modificarla nuovamente. Eseguire un controllo finale facendo clic "Modifica singole lettere..." Ora un nuovo documento con la tua stampa unione si aprirà in Word.
- Se tutte le informazioni sono corrette, stampa la lettera modulo. Puoi anche salvare la lettera tipo.
Provalo tu stesso adesso creando la tua prima stampa unione in Word. Personalizzi tutti gli elementi inclusi e poi stampi direttamente la lettera finita. Completare!
